首页 依申请公开 信息公开 办事指南 组织机构 政民互动 规划计划 投稿信箱 专题活动 上级政策


吉林省畜牧局——志书资料的搜集与利用

作者:黄新民 时间:2018-04-18

 一、志书资料的搜集

 既然志书资料是编写志书的关键环节,那么志书资料的搜集就显得格外重要。我刚接手修志工作时,认为这是一个不是问题的问题,再简单不过的事。其实不然。搜集资料的过程,是一个极其艰苦、细致、漫长而头疼的工作。常常为资料缺乏而搁置、而苦恼。因为志书横分竖写,记述的是某项事件的全要素、全方位、全过程,没有足够的资料绝对难以支撑。而通常是无用资料一大堆,想要的资料找不到。这就需要我们下功夫去寻找、去搜索、去挖掘。这也就是用“资料搜集”用搜索的“搜”,而不用收获的“收”的原因。从占用时间上来说,大体资料搜集、编写志书、送审修改出版各占三分之一。而资料搜集几乎贯穿从头至尾全过程,就连最后出版校对时还需查找原始资料。从原始资料与成书字数的比例来看,原始资料字数是成书字数的十倍以上甚至更多,可见工作量之大,备料任务之繁杂,占用时间之漫长。

 (一)志书资料搜集范围

 志书资料的类型即资料要搜集的范围。不同的标准有不同的分类。按资料属性划分,可分为政治类、经济类、军事类、科技类、文化类等。按存在形态载体划分,可分为文字类、影像类、原始记录、记忆口述等。按价值功能划分,可分为主体类、背景类、综合类、典型类等。作为编写某个专业分志,应该如何作手搜集相关资料呢。我认为,就某专业分志而言,应按志书资料的形态与载体去搜集。

 1.文字资料。文字资料是志书编写依托的主要资料,是资料搜集工作的重中之重。要根据设计编写篇目内容的需要去搜集。

 第一,查阅相关档案资料。包括文书档案、科技档案、人事档案、财务档案。档案资料是历史记录的原始材料,内容丰富,涵盖面广,资料可靠,收藏集中,是志书资料来源的主渠道,资料量占据比重也较大。

 第二,查阅相关统计资料。包括国家统计资料、省统计资料、部门统计资料、专业统计资料。涉及数据较多的经济管理部门,可分门别类建立统一的数据库,以便编写志书时灵活运用。

 第三,查阅志书、年鉴。志书、年鉴资料是已经成型的、公开的书刊,有着重要的资料使用价值。《畜牧志》编写过程中,就大量收集运用了《吉林年鉴》《吉林通鉴》《吉林百科全书》《中国畜牧业年鉴》《中国农业全书(吉林卷)》《新时期农村变革(吉林卷)》等相关资料,有的作为查找详细资料的线索,有的直接作为素材资料。

 第四,查阅图书报刊资料。包括断限内出版的各类专业书籍、刊物、报纸、杂志、专业简报等。图书报刊资料也是历史的记录,具有鲜明的时代性,在志书编写中具有较高的参考价值。

 2.影像音像图片资料。志书要全方位记述和展现历史,图像资料是不可或缺的重要资料。因此,在搜集文字资料的同时,不可忽视影像音像图片资料的收集。这里既有广播电视、录音录像等现代化信息手段提供的资料,也有适应各种需要制作的图片、专题资料片、拍摄的工作照片、新闻图片等资料。这些资料既可以转化为文字资料,也可以作为志书的插图或彩页。

 3.原始记录资料。包括个人笔记、日记、文件手稿、领导批示,实验记录、调查手记、季度年度工作总结等等,虽然也属文字资料范畴,但大多数是未公开的资料。《畜牧志》资料搜集过程中,原畜牧局局长刘绍先提供了大量本人收藏的讲话、总结材料手稿。

 4.口述记忆资料。也有人称“口碑资料”,大部分是通过事件亲历或见闻者的记忆口述而形成的资料。在文字记载资料缺乏,或对某些记述存在疑问的情况下,需要靠主持主管某项工作或重大事件经历者、知情者个人回忆,还原当时的事件原委、发生发展过程。既可以提供查找相关文字资料的线索,也可以弥补文字资料的不足,或者澄清事实真相,或者纠正记述错误。口述记忆资料是文字资料的有益补充。尤其在初稿形成和修改过程中,搜集口述记忆资料显得格外重要。

 (二)志书资料搜集方法

 志书资料搜集工作是一项艰苦细致的工作,方法得当,事半功倍,方法不当,误工误事。根据前人的经验,结合自己的实践,归纳为“六先六后”。

 1.先文档后书刊。资料搜集工作一开始,首先要把着眼点放在查找本单位文书档案,大量志书资料存在于文书档案中。然后,再着手查找相关志书、年鉴和刊物。也可同时交叉进行。

 2.先内部后外部。要先在本单位查找相关资料和信息,在本单位中先搜集主管处室或下属单位(包括个人)留存的数据、资料、图片,再向上级主管部门、归口部门和相关联单位延伸搜集。

 3.先近处后远处。先在本地区范围内搜集资料,在已掌握现有资料基础上,再扩大到外地,由近及远,逐步扩大搜集范围,避免舍近求远。

 4.先容易后攻难。先将容易得到的资料搞到手,再考虑难以搞到手的资料。对难以搜集的资料,先找线索或当事人,再按图索骥,攻克难点。

 5.先全面后重点。先按志书篇章节的要求,先一般后重点,基本资料搜集到手后,再就其中重要事件、重点人物、关键问题进行深入查找资料。

 6.先搜集后调研。先搜集档案、书刊等“死资料”,再搜集口述记忆等“活资料”。在基本资料搜集掌握差不多的情况下,再就不足部分组织专题调研和挖掘。

 资料搜集整理的方法手段很多种,搜集者应灵活运用,边搜集、边整理、边理清编写思路。资料量大的可分门别类填写资料卡片,资料量小的(如承担个别章节编写)可采取摘录(要校对并注明出处)、复印(注明出处)、照相留存备用。编写工作不要等到资料搜集全部完备无缺(实际也不可能完备无缺)再动手,手头掌握资料有六七成便可着手编写。

 (三)搜集资料常遇到的问题和应注意事项

 1.所需资料存档全无。要注意不轻言放弃,下功夫多方查找挖掘。由于志书要求横分竖写,横不留项。往往有的不写就缺项,写又没有任何现存的可依托的存档资料。这些资料不可能没有,就在于我们能否下决心去寻找、去挖掘。如《畜牧志》中的“饲料”章节,秸秆等粗饲料归畜牧局管,工业饲料归省计委管(2000年机构改革将职能划归畜牧局),工业饲料不写是明显缺腿。我省工业饲料起步于20世纪80年代初期,上轮志将“饲料” 章节划分为饲料资源、青粗饲料利用、精饲料利用3部分,无资料可供借鉴。承担编写任务的同志很为难,几次推卸,经我提供的路径,从中国饲料工业协会查到了1990~2000年吉林省的各类工业饲料产量数据。这是一个很大的收获。我接手后,继续深挖,通过查找《中国农业全书(吉林卷)》《吉林统计年鉴》及相关资料,圆满完成了这一节的编写,总字数达5000余字。其他如“乳制品加工”“羊毛纺织加工”“畜产品出口”等节,都是在多方查找资料基础上完成的。

 2.头尾关键年份资料缺失。要注重断限内起始年、截止年资料的全方位、多渠道挖掘。按志书写作要求,必须按由前而后的顺时顺序竖写,因此,起始年、截止年的资料齐全显得十分重要。而多数是出现有头无尾,或是有尾无头的情况。也经常看到存档中有“关于开展×调查(×整顿、×活动)的通知”,但结果和下文没有记载。要通过一些特殊渠道进行搜集挖掘,尽可能补齐所需资料。《畜牧志》记述了32个种畜禽场,仅有7个场的资料比较完备,其余大多数缺少截止年种畜禽数据。经过努力,有2个通过查阅县志、5个场通过发函调、5个场电话查找当事人、10个场实地调查、3个场其他途径,基本圆满解决。有的查自财务决算档案,有的来自资产登记档案。其中,有一个场的种羊存栏数据,去了两次,函调一次,当面调查当事人多次,都未来得到理想的结果,最后在省农科院的一份科研育种报告中找到。可谓踏破铁鞋无觅处,得来全不费功夫。

 3.所需资料零星、断档严重。要注意资料的连续性。有些非主流的或边缘性的事项,年度工作总结材料中没有,会议报告中没有,上不了年鉴、登不上台面,但却是志书编写不可或缺的内容。这些事项,存档资料不多,零零星星,缺乏连贯性。应将该事项列为资料搜集的重点难点,加大搜集范围和力度,按照志书竖不断线的要求,要将这些零星资料串连起来,充实支撑起来。《畜牧志》中“兽药”章下辖“兽药生产”“ 兽药销售”“ 药政管理”3节,能搜集到的资料不多。后通过查阅申办兽药厂批文、查阅兽药管理当事人员电脑储存资料、函调生产企业资料、搜集《中国牧业通讯》相关报道信息等办法,较好地备齐了所需资料。

 4.有用的图片不多、不理想。要注意从主管当事人、摄影爱好者个人手中征集。公开出版物上刊载的资料照片、图片有限,想要找一张比较理想的、有价值的更少。要扩大图片搜集途径,必要时采取实物补拍方法。好的图像既要有典型性、代表性,本身用光、色彩、视角、构图等也很有讲究。《畜牧志》直到终审时,图片资料搜集也很不理想。最后,采用了64幅彩色图片(好的不多),源于书刊资料29幅、影像资料3幅,有关单位提供5幅,来自于个人收藏20幅,实物补拍7幅。

 5.搜集的资料与篇目要求不完全相符。要注意搜集工作与篇目修订相协调。随着搜集资料的进程,发现资料素材与篇目要求不完全相符,有的资料原有篇目没有涉及,有的资料与原有篇目有偏差。搜集资料的过程就是调查研究的过程,要适时调整、修订、完善篇目,不要强行改造素材适应篇目。《畜牧志》设计篇目,从搜集资料到最后定稿,一直处于动态完善中,有合并、有新增、有修正,逐趋优化。全书共7篇19章69节,与设计篇目相比,增加了1章4节。其中,1篇题彻底修改更替;1节升为章,4目升为节;有4节拆分为8节,有4节合并为2节;修改完善的节题约占三分之一,目题更多。

 二、志书资料的运用

 (一)文字资料的运用

 1.综合材料的改造。综合材料是对某一事某阶段整体的、宏观的、全面的总结材料,具有一定深度和广度,是很好的志书素材资料。但不能全部照搬,要进行必要的加工改造。

 (1)语言环境的改造。无论是全面综合还是单项综合材料,都要按志书语言要求适当变化,删除总结评价性语言、分析论述式语言,删繁就简。

 (2)总结归纳内容的改造。综合材料往往就其特点或成效,往往归纳为一是,二是,三是,四是等成果内容。要选择保留最为精要的特点或成效,并加以改造,删去“主要表现”“主要特点”“主要特征”,以及一是,二是。

 (3)剔除不相关的表述内容,剔除因果介词等。

 2.点面材料的灵活运用。志书要求全面、客观展现历史,全是记述面上的情况,显得空乏苍白;全是局部典型事例,显然是以点代面,以偏概全,看不到全面情况。理想的是点面结合,既有全貌概况,又有血有肉。面上的资料素材多而翔实,要防止记流水账;典型资料素材多而有说服力,要适当有条件地选择运用。

 3.背景材料的正确应用。好的背景材料比编者的著述强几百倍。《畜牧志》采用了两种方式:一种随文记述,一种随节附录。随文记述。如在“种马场”一节中,开篇记述1986年吉林省种马场数、年末马匹存栏量、饲养品种,进而介绍吉林省继续执行国家1980年文件确定的保种政策,简介基础母马保种数量、场别、财政补助额,为全省种马数量骤降及消失做了铺垫。随节附录。

 4.口述记忆资料的考证与应用。口述记忆资料可补充、完善、甚至纠正文字资料的不足和错误,是很有价值的鲜活资料,但口述记忆毕竟受时间与记忆力的影响,需要加以验证,尤其是年份、数据等,最好找到原件或有力证据印证后编入志书。《畜牧志》多处运用了经考证的口述记忆资料。例如“吉林省长岭种马场1990年从山东梁山引进小尾寒羊400只,翌年增长1.5倍,推广300多只。”就来源于时任场长口述资料。

 5.原始记录资料的文字化应用。原始记录资料是未经加工的原生态资料,仅反映了某事物当时的状况,但对观察整体全貌是有益的补充,可以经过加工利用。如四平市的双辽生产外贸供港活牛较多,我们查阅到郑家屯铁路兽医段1986年起经铁路检疫发运的活牛逐月原始记录,一直闲置未用。畜产品出口这一节写成通过复审,活牛出口内容虽有外贸部门数据,但文字记述空缺,显得单薄无力。于是增加一段供港活牛的记述,点面结合,使全节显得丰满鲜活起来。

 6.年鉴资料的合理运用。年鉴所使用的资料是年度工作的精华,经过有关部门的审核和加工,一般情况下可直接为志书选用,不需要更多的考证与加工,有的资料可以作为查找相关事件的线索或背景。但选用不照搬,对其数据、表式要统筹调整,语言运用、表达方式要适当改造。

 7.新闻报刊资料的改编应用。新闻报刊资料是鲜活生动的历史记录。既可作为编写志书的主体材料,也可作为背景材料。作为主体材料时,应去除新闻采访过程、议论等内容,撷取其主体事实叙述内容。

 8.文字资料运用的一般性改造。无论是年鉴、志书、专业书刊或其他来源的资料,无论是多么精准的文字,应用到志书编写稿时,都要进行必要的改造,绝不能原封不动地照搬照抄。否则,问题多多,漏洞百出。常犯的错误(大多数是《畜牧志》编写中出现的)是:

 (1)过多应用定语助词“的”。如,随着全省肉鸡产业的快速发展和吉林德大有限公司的建成投产,冻鸡的出口迅速成长为吉林省的年出口额超千万美元以上的“拳头”出口商品。前4个“的”全部删去,其意义不变。又如,吉林省的畜产品产量实现大幅度的增长,为畜产品的大量销往省外和畜产品的出口创汇提供了增长源。“的”应全部删去。

 (2)过多使用完成时态助词“了”。如,×年×月召开了×会议,与会代表参观了×现场,听取了×典型介绍,坚定了×信心。会议做出了×决定,调整了×政策,取得了明显成效。(一是全部删除“了”,语意未改。二是简化为,×年×月召开×会议,做出×决定,调整×政策。)还有,增加了×百分点;采取了×措施;完成了×任务;开展了×活动;成立了×机构;开展了×活动;签订了×协议;增加了×收入;提高了×水平;等等。意见,除删“了”不成句的,一律不用“了”。

 (3)时态用词不当。原始资料中往往带有“现阶段”“现有”“到目前为止”“截至年底”,应改为明确具体的年份时间,“20世纪90年代”“1991年有”“到1993年”、 “截止1995年底”。又如用“长期以来”“每年”等不确定时态表述。

 (4)称谓前后不一。如,“吉林省人民政府”“吉林省政府”“省委、省政府”,不同来源的资料同时应用到志稿中,往往前后交替出现,显得凌乱不堪。建议,前后统一规范,在单独提到省政府时冠“吉林省人民政府”,在“省委、省政府”前添加“吉林”。再如,有时用“市、州、县(市、区)”,有时用“市(州)、县(市、区)”。建议统一为后者。

 (5)数字计量单位的改造统一。如,部分法规、文件中的年月日、罚款数等,有用汉字书写的,有用阿拉伯数字的。建议,统一规范使用阿拉伯数字。计量单位克、斤、公斤、吨,应统一为公斤、吨、万吨;公分、厘米,里、公里,亩、公顷,应统一为厘米、公里、公顷。

 (6)标点符号的改造统一。如,以前的文号中年份有用[×]、【】、〔×〕、(×),应统一为〔×〕;“五·一”劳动节、“五·四”青年节、“八·一”建军节、“一二·九”运动,应去点改为“五一”劳动节、“五四”青年节、“八一”建军节,但“一二·九”运动的点不能删,否则产生歧义,不知是1月29日,还是12月9日。

 (二)数据资料的运用

 1.不同统计口径数据的统筹兼顾。统计数据资料来源不同,很可能造成数据的不一致。

 第一,要进行校对勘误和逻辑审核、统一计量单位;

 第二,在引用时选用最能表达文字观点内容的数据,并注明出处;

 第三,设计最能表达文字观点内容的表式、项次;

 第四,不同统计口径数据同时出现,要就不一致的地方加以注明,正文叙述不得混淆。

 《畜牧志》中,有3个年份省统计数据与国家统计数据不一致,表后均附有注明,正文叙述人均占有量时用省统计数据,叙述全国位次时用国家统计数据。

 2.数据资料向文字表述的转换。由于种种因素,搜集的资料仅有一些干巴巴的统计数据,文字资料极少,甚至全无。这就要编写过程中,进行必要的加工和转换。如《畜牧志》“畜牧生产”章的“马驴骡生产”“养兔生产” 节,“畜产品销售”章的“国家收购”“集市出售”节,仅仅有统计数据,必须加以文字表述。

 第一,用数据上升、下降,用文字表述出来;

 第二,寻找增减幅度较大的数据,细化结构,找出增长下降的原因;

 第三,通过有的放矢调查研究,补充具体典型材料;

 第四,扩大资料搜集范围,寻找可供使用文字资料,扩大文字信息量。

 同样,文字材料也可向表格形式的转换和改造,既使人一目了然,又减少了篇幅。

 3.数据资料向图示形式的转换。受《广东省财政志》启发,《畜牧志》在彩页中增设了4幅示意图:1986~2000年吉林省肉蛋奶总产量增长示意图、1986~2000年吉林省肉蛋奶人均占有量增长示意图、1986~2000年部分年份吉林省肉类产量结构示意图、1986~2000年吉林省畜牧业产值及占农业总产值比重增长示意图,总体使人对吉林省畜牧业发展成效有一个更形象直观、更鲜明生动的感觉。

  (黄新民 作者单位:吉林省畜牧局)


    

网站地图 | 联系我们 | 加为收藏 | 设为首页
西安市地方志编纂委员会 西安市地方志办公室主办
地址:西安市未央区凤城八路109号 电话:(029)86788710 传真:(029)86788711
备案编号:陕ICP备05011550号 网站标识码:6101000013 访问数: